Trong b脿i n脿y ch煤ng t么i sẽ giới thiệu một số lời khuy锚n v脿 c谩c mẹo nhỏ để c谩c bạn c贸 thể gửi đến người th芒n, đồng nghiệp hay bạn b猫 của m矛nh. Những th么ng tin trong b脿i sẽ mang đến cho bạn c谩ch tốt nhất trong việc l脿m cho thư điện tử đến được người nhận m脿 kh么ng tạo cảm gi谩c kh贸 chịu cho cả người gửi v脿 người nhận, kh么ng l脿m ngắt qu茫ng Internet, đ煤ng l煤c, kịp thời v脿 đ谩p trả thỏa đ谩ng.
f>
1. Biết c谩c tr貌 lừa đảo
Mọi người đều c贸 những 媒 định tốt nhất khi chuyển tiếp c谩c cảnh b谩o khẩn cấp, chẳng hạn như: một loại virus m谩y t铆nh mới nhất, gi谩 ga đạt kỷ lục, 鈥 hay bất cứ sự kiện n脿o m脿 ch铆nh quyền hiện h脿nh đưa ra tạo sức hấp dẫn. Vấn đề ở đ芒y l脿 ở chỗ đa phần c谩c email về c谩c chủ đề đ贸 đều l脿 hư cấu.
Trong trường hợp n脿y ch煤ng t么i khuy锚n c谩c bạn: Bất cứ khi n脿o bạn gặp một sự th煤c giục hay một h脿nh động dụ dỗ n脿o đ贸 trong inbox của m矛nh th矛 điều cần l脿m đầu ti锚n đ贸 l脿 v脿o Snopes.com. Đ芒y l脿 dịch vụ tr锚n Internet cung cấp cho bạn biết những th么ng tin n脿o l脿 lừa đảo, kh么ng tin cậy v脿 những g矛 kh么ng phải vậy. H茫y bookmark site n脿y. Gh茅 thăm n贸 v脿 thực hiện một t矛m kiếm x谩c nhận th么ng tin trung thực.
>2. Tạo một địa chỉ vĩnh viễn
Kh么ng c贸 thứ g矛 l脿 vĩnh cửu nhưng địa chỉ email th矛 kh谩c. X茅t về lịch sử của Internet, mọi người thường tạo c谩c địa chỉ email th么ng qua nh脿 cung cấp dịch vụ Internet của họ. Tuy nhi锚n rất 铆t c么ng việc hoặc ISP tồn tại m茫i m茫i, điều đ贸 c贸 nghĩa rằng việc thay đổi địa chỉ của bạn cũng l脿m cho bạn b猫 của bạn cảm thấy bực m矛nh v脿 rắc rối trong việc cập nhật sổ địa chỉ của họ.
Bạn c贸 thể tối thiểu h贸a sự thay đổi đ贸 bằng c谩ch sử dụng một email từ một nh脿 cung cấp m脿 bạn tin tưởng. Gmail, Yahoo hay Hotmail l脿 những giải ph谩p tốt trong trường hợp n脿y, thậm ch铆 AOL vẫn l脿 một giải ph谩p c贸 thể.
Tuy nhi锚n chỉ c贸 một c谩ch để bảo đảm rằng địa chỉ email của bạn l脿 vĩnh cửu l脿 h茫y kiểm so谩t n贸. Điều đ贸 c贸 nghĩa bạn phải đăng k媒 một t锚n miền v脿 mua một dịch vụ email đi k猫m với n贸. Nếu bạn muốn những người bạn của m矛nh lu么n c贸 thể t矛m thấy m茫i m茫i, đ贸 l脿 một c谩ch duy nhất n锚n thực hiện.
3. Hợp nhất c谩c địa chỉ
Một t脿i khoản AOL 15 năm tuổi m脿 bạn kh么ng sử dụng? Đăng k媒 một Webmail miễn ph铆 rồi chẳng r玫 n贸 c貌n đang tồn tại hay kh么ng? Một địa chỉ l脿m việc, địa chỉ ISP v脿 thậm ch铆 c贸 thể một địa chỉ được gắn với blog c谩 nh芒n của bạn?
Quả thực c贸 qu谩 nhiều địa chỉ m脿 bạn cần kiểm tra, thật l脿 tồi tệ, qu谩 nhiều thứ cần phải theo d玫i. H茫y thu hẹp c谩c loại địa chỉ đ贸 xuống th脿nh hai địa chỉ: một cho c谩c newsletter v脿 một cho người thực. Bạn c贸 thể sẽ kh么ng muốn bỏ đi địa chỉ email c么ng việc của m矛nh 鈥 nếu vậy đừng trao n贸 cho bất cứ ai b锚n ngo脿i c么ng ty bạn. X贸a c谩c t脿i khoản của bạn với tất cả c谩c dịch vụ cũ để bạn sẽ kh么ng phải nhận c谩c thư đến từ địa chỉ đ贸 鈥 nhưng trước ti锚n, h茫y quay v貌ng qua c谩c thư v脿 bảo đảm th么ng b谩o được đến những người quan trọng đối với bạn về sự thay đổi.
<4. Kh么ng chuyển tay địa chỉ của bạn giống như một chiếc kẹo
Địa chỉ email của bạn l脿 một mặt h脿ng qu媒 b谩u, thừa nhận rằng bạn kh么ng muốn một inbox đầy rẫy c谩c th么ng tin spam, giả mạo hay quảng c谩o. Muốn đạt được điều đ贸, bạn h茫y chỉ n锚n cung cấp địa chỉ mail của m矛nh cho bạn b猫 v脿 c谩c đồng nghiệp. Rốt cuộc tất cả c谩c địa chỉ đều bị spam, nhưng cần phải giữ nguy锚n tắc đ贸 sẽ bảo đảm cho bạn tr谩nh được nhiều spam hơn.
Nhiều dịch vụ trực tuyến muốn c贸 địa chỉ email khi bạn đăng k媒. Tuy nhi锚n bạn kh么ng muốn nhận c谩c email từ dịch vụ, điều đ贸 sẽ giảm được kh谩 nhiều thư spam từ việc những website n脿y b谩n lại c谩c danh s谩ch mail của họ cho kẻ kh谩c. Nếu bạn kh么ng c贸 một t脿i khoản dự ph貌ng cho mục đ铆ch đ贸, h茫y sử dụng dịch vụ email tạm thời. C谩c dịch vụ như vậy sẽ cung cấp một địa chỉ với một thời gian hạn chế n脿o đ贸 鈥 đủ để bạn đăng k媒 鈥 v脿 sau đ贸 sẽ x贸a t脿i khoản của bạn. Mailinator, 10MinuteMail, v脿 YopMail ch铆nh l脿 những sự lựa chọn cho giải ph谩p đ贸.
5. Kh么ng sử dụng "Reply All" một c谩ch m霉 qu谩ng
Tất cả ch煤ng ta chắc hẳn đều thấy c谩c thư gửi đến kiểu n脿y: Một số người n脿o đ贸 c贸 thể nhận được email của c么ng ty do bạn đ茫 nhận được một thư n脿o đ贸 trong c么ng ty v脿 nhấn Reply All, l煤c n脿y mọi người trong c么ng ty c贸 thể thấy được những lời ph脿n n脿n trong thư đ贸. Kh么ng n锚n bắt chước theo c谩ch l脿m n脿y. Đặc biệt nếu bạn ph脿n n脿n về ai đ贸 trong một ho脿n cảnh cụ thể - hầu như kh么ng đảm bảo rằng chủ đề của bạn sẽ nằm trong danh s谩ch những người nhận thư.
Khi gửi đi một thư mới, kh么ng v脿o một thư cũ v脿 nhấn Reply All (hoặc thậm ch铆 Reply). H茫y bắt đầu từ đầu v脿 sử dụng ổ địa chỉ li锚n lạc của ri锚ng bạn. Nếu kh么ng sẽ c贸 ai đ贸 m脿 bạn kh么ng dự định c贸 thể trượt v脿o trong danh s谩ch.
6. BCC l脿 bạn của bạn
CC l脿 viết tắt của cụm từ "carbon copy". Đ贸 ch铆nh l脿 c谩ch bạn gửi một thư đến một người n脿o đ贸 c霉ng với những người nhận được dự định của bạn. Mặc d霉 vậy bạn cần l脿m s谩ng tỏ CC, 鈥淏鈥 l脿 viết tắt cho từ "blind" v脿 trường BCC l脿 nơi bạn đặt v脿o t锚n của những người m脿 bạn muốn đọc c谩c th么ng b谩o của m矛nh một c谩ch k铆n đ谩o. Những người đ茫 liệt k锚 trong c谩c trường To v脿 CC kh么ng thấy những người c贸 trong trường BCC. Thậm ch铆 những người nhận kh谩c trong BCC cũng kh么ng thấy nhau.
N贸 cũng phục vụ cho một mục đ铆ch kh谩c. Khi gửi đi một th么ng b谩o đến một danh s谩ch rất rộng, lu么n đặt tất cả c谩c địa chỉ trong BCC. C谩ch đ贸 người nhận sẽ kh么ng phải đập v脿o mắt một danh s谩ch khổng lồ c谩c t锚n ở ph铆a tr锚n th么ng b谩o v脿 bạn cũng kh么ng lạm dụng sự ri锚ng tư của ai đ贸 bởi việc tiết lộ c谩c địa chỉ email của họ.
Tốt hơn nữa l脿 sẽ kh么ng ai phải chịu đựng nếu một trong những người nhận đ贸 sử dụng c谩ch gửi đ谩p lại Reply All.
7. Nội dung c谩c d貌ng chủ đề<
"Hi, how are you?" hay "Check this out!" đừng c贸 sử dụng n贸 với tư c谩ch c谩c d貌ng chủ đề khi mọi người phải nhận đến h脿ng trăm thư mỗi ng脿y. Nếu bạn kh么ng chắt lọc thư của bạn với 5 hoặc 6 từ s煤c t铆ch ngắn gọn, bạn rất dễ gặp rủi ro do họ sẽ kh么ng đọc hết tất cả ti锚u đề.
Kh么ng liệt k锚 rằng thư n脿y đến từ bạn trong phần chủ đề, vấn đề đ贸 quả l脿 rườm r脿. Mọi người biết n贸 l脿 thư v脿 c贸 thể xem t锚n của bạn trong trường From. Chủ đề n锚n đ煤ng với đề t脿i.
Nếu th么ng b谩o về một vấn đề g矛 đ贸 quan trọng, h茫y n贸i r玫 n贸 trước trong d貌ng chủ đề. Nếu bạn c贸 thể xen v脿o một ch煤t g矛 đ贸 mang t铆nh khẩn cấp hoặc mang t铆nh thời hạn, chẳng hạn cho thư của m矛nh th矛 điều đ贸 sẽ l脿m cho người đọc ấn tượng hơn với n贸.
Nếu bạn để trống d貌ng chủ đề, trong trường hợp n脿y th矛 thật tệ, họ sẽ hiểu chắc bạn kh么ng muốn một reply từ ph铆a người nhận.
8. Mỗi thư một chủ đề
Ng脿y nay, mỗi ng脿y một người thường phải xử l媒 với rất nhiều thư t铆n, việc kiểm tra nhiều chủ đề trong một thư v脿 đ谩p trả ch煤ng quả thực rất kh贸 khăn. Ch铆nh v矛 vậy h茫y đưa v脿o một chủ đề trong mỗi thư sẽ l脿m cho n贸 dễ d脿ng với người nhận trong việc trả lời v脿 t矛m kiếm sau n脿y nếu cần thiết.
9. Sự vắn tắt l脿 cốt l玫i trong c谩ch n贸i h贸m hỉnh
Bạn c贸 thường đọc c谩c th么ng b谩o email c贸 tới hơn ba đoạn d脿i hay kh么ng? Hẳn kh么ng n锚n viết qu谩 d脿i v矛 dễ g芒y sự nh脿m ch谩n cho người đọc.
10. Gửi văn bản th么 nếu ngờ vực
Hầu hết c谩c chương tr矛nh email đều c贸 thể hiển thị c谩c th么ng b谩o trong dạng văn bản đơn thuần 鈥 với tất cả c谩c k媒 tự đặc biệt, định dạng v脿 c谩c ảnh bạn muốn. C谩c th么ng b谩o c贸 thể phức tạp như một trang web, nhưng kh么ng ai đ谩nh gi谩 cao điều đ贸. Thực tế, do những kẻ spammer c贸 thể sử dụng c谩c ảnh được nh煤ng trong c谩c th么ng b谩o như c谩c con rệp cho Web, nhiều người tắt bỏ khả năng để th么ng b谩o chỉ hiển thị văn bản th么 hoặc phần HTML. Điều đ贸 c貌n được thực hiện mặc định trong một số phần mềm email.
Trừ khi bạn biết chắc chắn rằng người nhận muốn nhận một email được định dạng, c貌n kh么ng c谩ch tốt nhất l脿 n锚n chọn gửi tất cả c谩c email dưới dạng văn bản th么.
11. Chạy phần mềm chống virus
Kh么ng c贸 l媒 do n脿o cho việc từ chối kiểm tra c谩c th么ng b谩o email m脿 bạn nhận v脿 gửi bằng c谩ch sử dụng một phần mềm email. Ngay cả c谩c chương tr矛nh chống virus miễn ph铆 giống như AVG Free Edition c贸 thể kiểm tra mọi th么ng b谩o bạn gửi v脿 nhận với Outlook hoặc Thunderbird. C谩c tr矛nh qu茅t thư gửi đến v脿 gửi đi như vậy được thực hiện bởi c谩c c么ng cụ AV n芒ng cao. V脿 chắc chắn rằng bạn sẽ đang chạy một số phần mềm anti-malware tr锚n m谩y t铆nh. Lời khuy锚n cho c谩c bạn l煤c n脿y l脿 h茫y cập nhật c谩c phần mềm đ贸 một c谩ch kịp thời.
12. Tr谩nh c谩c đ铆nh k猫m lớn
Việc gửi c谩c file số đến mọi người chỉ được thực hiện bằng thư điện tử. Trước kia l脿 sử dụng c谩c đường d芒y điện c贸 sẵn nhưng ng脿y nay bạn c贸 nhiều sự lựa chọn cho việc chia sẻ. Tuy nhi锚n c谩c file ng脿y c脿ng lớn n锚n bạn cần phải lợi dụng một số t霉y chọn thay cho việc l脿m mắc kẹt inbox.
Trước ti锚n v脿 c谩ch tốt nhất: Chia sẻ một li锚n kết thay v矛 một file thực. Đoạn video của bạn xem đ贸 c贸 thể rất lớn nhưng nếu đặt n贸 tr锚n YouTube th矛 bạn chỉ cần gửi đến bạn của m矛nh li锚n kết để xem n贸 trực tuyến.
Nếu bắt buộc phải đ铆nh k猫m file gốc cho ai đ贸, h茫y sử dụng drop.io, đ芒y l脿 một dịch vụ cho ph茅p bạn upload một file l锚n đến 100MB.
Tuy nhi锚n trước ti锚n upload bạn n锚n n茅n c谩c file qu谩 khổ trước khi đ铆nh k猫m ch煤ng. Điều đ贸 c贸 thể kh么ng c貌n tồn tại trong thời đại băng th么ng rộng ng脿y nay nhưng những người nhận sẽ c谩m ơn bạn rất nhiều.
13. Đ铆nh k猫m những g矛 bạn đ茫 hứa
Rất c贸 thể trong nội dung email bạn sẽ hứa gắn theo một đ铆nh k猫m th煤 vị nhưng sự thực khi gửi bạn lại qu锚n mất điều đ贸 v脿 nhấn n煤t send. Khi đ贸 thư của bạn gửi đi giống như một th么ng b谩o lạ l霉ng v脿 bạn gần như một g茫 khờ dại n脿o đ贸.
Thật rất kh贸 c贸 thể cải thiện khả năng nhớ cho m矛nh. Khi để điều đ贸 xảy ra v脿 ch煤ng ta chỉ biết ph锚 b矛nh bạn. Mặc d霉 vậy c贸 một số c谩c c么ng cụ c贸 thể gi煤p bạn tr谩nh được những lỗi ngớ ngẩn như vậy. Cho v铆 dụ Gmail c贸 một bộ ph谩t hiện đ铆nh k猫m bị qu锚n - Forgotten Attachment Detector được cung cấp qua Gmail Labs (k铆ch v脿o biểu tượng chiếc cốc vại m脿u xanh ở ph铆a tr锚n của Gmail để truy cập). N贸 sẽ t矛m kiếm c谩c từ giống như "attachment" hoặc "attached" trong thư của bạn v脿 cảnh b谩o cho bạn biết trước khi gửi. Thunderbird cũng c贸 một add-on như vậy mang t锚n Attachment Reminder d霉ng để quản l媒 c么ng việc; cũng c贸 một tiện 铆ch c霉ng t锚n như vậy cung cấp cho Outlook.
14. Kh么ng mở c谩c đ铆nh k猫m hoặc k铆ch v脿o c谩c li锚n kết kh么ng mong đợi
Con đường số một dẫn bạn đến với malware đ贸 l脿 qu谩 tin tưởng một đ铆nh k猫m được gửi đến bạn l脿 những g矛 trong thư đ貌i hỏi. Thậm ch铆 nếu bạn tr么ng nội dung trong thư c贸 vẻ OK th矛 n贸 vẫn tiềm t脿ng những mối nguy hiểm, vấn đề n脿y l脿 do malware rất giỏi bắt chước. Nếu bất cứ thứ g矛 tr么ng giống như đ茫 c贸 một sự sửa chữa n脿o đ贸 m脿 bạn nghi ngờ, h茫y li锚n hệ với người gửi trước ti锚n để chắc chắn rằng bạn biết ai thực sự gửi n贸.
Tương tự như vậy, một h脿nh động giả mạo kh谩c như gửi bạn đến c谩c trang web m脿 bạn kh么ng thường xuy锚n gh茅 thăm nhưng tr么ng hợp lệ. Trong trường hợp n脿y, bạn cần phải thận trọng khi nhận một thư từ một số c谩c dịch vụ, PayPal, hay ng芒n h脿ng. Thứ nhất, bạn c贸 t脿i khoản ở đ贸 kh么ng? Thứ hai, thư n脿y c贸 thực sự đề cập đến những thứ m脿 bạn c贸 thể đ茫 thực hiện hay kh么ng? (Cho v铆 dụ: một kẻ tấn c么ng giả mạo eBay sẽ m谩ch bạn rằng c贸 một vấn đề với cuộc b谩n đấu gi谩 của bạn nhưng liệu bạn c贸 thực sự tham gia v脿o cuộc b谩n đấu gi谩 n脿o kh么ng?)
15. X贸a sự vượt giới hạn trong c谩c reply
Khi bạn reply một thư, thường nguy锚n bản được gắn th锚m b锚n dưới những g矛 bạn đ茫 viết. C谩ch đ贸 những người nhận c贸 thể tham khảo những g矛 bạn đ茫 gửi ban đầu. Tuy nhi锚n điều n脿y đ么i khi g芒y kh贸 khăn cho bạn khi t矛m kiếm c谩c email sau n脿y (truy vấn của bạn sẽ sinh ra rất nhiều hit v矛 những từ tương tự c贸 trong qu谩 nhiều thư). Tồi tệ hơn, trong một cuộc tr貌 truyện d脿i sẽ c贸 một chuỗi đi từ trang n脿y đến trang kia.
Ở đ芒y, bạn h茫y bỏ một ch煤t thời gian để cắt đi một số thư ph铆a dưới. Tốt nhất, chỉ cần copy phần quan trọng nhất v脿 paste n贸 l锚n tr锚n những g矛 bạn đang đ谩nh. Sử dụng >>> trước phần đ贸 để chỉ thị rằng n贸 l脿 từ thư trước. Sự s煤c t铆ch của bạn sẽ được đ谩nh gi谩 rất cao.
16. Kh么ng sử dụng caps lock tất cả
Đ芒y c贸 thể l脿 một nghi thức rất cũ, nhưng n贸 vẫn quan trọng đối với to脿n bộ những người c貌n lạ lẫm, người kh么ng quen sử dụng ph铆m Shift m脿 lại thiện cảm với ph铆m Caps Lock: VIỆC Đ脕NH TẤT CẢ C脕C CHỮ C脕I HOA TR脭NG THẬT PHẢN CẢM.
Nếu bạn kh么ng thể quản l媒 những trường hợp lẫn lộn đ贸, h茫y đ谩nh tất cả bằng chữ c谩i thường. C谩ch thức đ贸 tr么ng c貌n dễ coi hơn rất nhiều.
17. Biết đ谩m đ么ng của bạn
Nhiều c谩 t铆nh l脿 một phần của truyền th么ng m脿 ch煤ng ta thấy xuất hiện rất nhiều ng脿y nay ở c谩c bạn trẻ (g9 thay cho googbye). Bạn kh么ng n贸i với bố mẹ của m矛nh theo c谩ch bạn n贸i với người bạn th芒n đ煤ng kh么ng? Tuy nhi锚n viết một email kh么ng giống như c谩ch bạn n贸i hoặc gửi tin nhắn. Nếu bạn biết người nhận của m矛nh l脿 ai v脿 c贸 c谩ch viết sao cho ph霉 hợp sẽ l脿 một c谩ch th么ng minh v脿 ghi điểm.
18. Kh么ng gửi email với nội dung giận dữ
C贸 nhiều thứ kh么ng n锚n thực hiện khi đang giận dữ. Uống rượu. L谩i xe,鈥 việc gửi thư trong c谩c trường hợp như vậy cũng kh么ng n锚n.
Trong những trường hợp giận dữ c贸 nguy锚n nh芒n đến từ ai đ贸, nếu c贸 thể gặp mặt đối mặt để giải quyết được vấn đề l脿 c谩ch tốt nhất.
Việc gửi c谩c th么ng b谩o giận dữ để ph脿n n脿n cũng c贸 thể hữu dụng nhưng cần phải c贸 t铆nh x芒y dựng.
19. Recall/Undo một thư đ茫 gửi
Đ么i khi bạn gửi một email v脿 thấy một lỗi n脿o đ贸. Hoặc thấy rằng bạn đ茫 thực hiện Reply All kh么ng đ煤ng nghĩa (ch煤ng t么i đ茫 cảnh b谩o bạn). Nhấn n煤t hủy bỏ qu谩 tr矛nh gửi thường kh么ng giải quyết được vấn đề l煤c n脿y v矛 email đ茫 nằm ngo脿i hệ thống email của c么ng ty. Tuy nhi锚n bạn co thể c贸 một số c谩ch thực hiện kh谩c.
Cho v铆 dụ Gmail Labs hiện cung cấp chức năng Undo Send. Nếu bạn k铆ch v脿o li锚n kết Undo đ贸 một v脿i gi芒y sau khi gửi, thư của bạn sẽ kh么ng bị gửi ra ngo脿i. Tuy nhi锚n giới hạn của bạn chỉ c贸 5s.
Microsoft Outlook cũng được thiết lập để bắt chước chức năng undo n脿y, sử dụng một rule để l脿m tr矛 ho茫n việc gửi trong thời gian một v脿i gi芒y hoặc ph煤t. C谩ch n脿y l脿m cho bạn c贸 đủ thời gian để nhận ra được lỗi của m矛nh v脿 sửa n贸 kịp thời. Bạn c贸 thể thiết lập rule bằng c谩ch v脿o Tools, sau đ贸 Rules and Alerts. Bắt đầu một rule trống sẽ "kiểm tra thư sau khi gửi". K铆ch Next cho tới khi bạn được cảnh b谩o về rule đang l脿m việc tr锚n tất cả c谩c thư m脿 bạn muốn. M脿n h矛nh tiếp theo sẽ c贸 một t霉y chọn để tr矛 ho茫n sự ph芒n phối theo số lượng thời gian t铆nh theo ph煤t. Chọn lấy một số n脿o đ贸, k铆ch OK, sau đ贸 l脿 Next. Bỏ qua c谩c ngoại lệ, đặt t锚n cho rule v脿 k铆ch Finish.
Với Thunderbird, bạn c贸 thể v脿o menu File của thư v脿 chọn Send later (nhấn tổ hợp ph铆m Ctrl-Shift-Enter). Thao t谩c đ贸 sẽ đặt thư v脿o thư mục Unsent của bạn cho tới khi bạn tuyệt đối chắc chắn về sự sẵn s脿ng của n贸. V脿o File v脿 chọn Send unsent messages để gửi ch煤ng đi.
20. Đưa ra c谩c luật lệ l脿m việc tr锚n h貌m thư của bạn
Việc kh么ng duy tr矛 một luật lệ n脿o cho h貌m thư hẳn kh么ng n锚n 鈥 n贸 l脿 một c谩ch l脿m vỡ t铆nh tổ chức. Kh么ng ai th铆ch tu芒n theo c谩c luật lệ nhưng h茫y thực hiện nếu c谩c thư của bạn l脿m cho bạn cảm thấy hạnh ph煤c hơn. Microsoft đ茫 từng viết một hướng dẫn cơ bản cho việc tạo c谩c nguy锚n tắc trong Outlook. Thunderbird gọi t铆nh năng "Message Filter" v脿 cũng giải th铆ch về c谩ch sử dụng ch煤ng như thế n脿o. Hầu hết c谩c chương tr矛nh email đều c贸 c谩c c谩ch ri锚ng để bạn c贸 thể xắp xếp c么ng việc của m矛nh sao cho thuận tiện nhất.
21. Kh么ng email những g矛 bạn c贸 thể IM (hoặc tin nhắn hoặc Twitter)
Kh么ng phải mọi thứ bạn muốn n贸i đều đ谩ng gửi với trong thư điện tử. H茫y lợi dụng c谩c h矛nh thức truyền th么ng kh谩c như IM hay c谩c mạng x茫 hội như Twitter v脿 Facebook,鈥
R玫 r脿ng c谩c tin nhắn SMS l脿 cũng gần tương đương như một h矛nh thức ngắn của email. Tuy nhi锚n c贸 thể đo谩n 99% những g矛 được gửi th么ng qua SMS sẽ g芒y tốn thời gian nếu chọn giải ph谩p email. C谩c tin nhắn kh么ng bị hạn chế cho bất cứ một chiếc điện thoại n脿o. Bạn c贸 thể gửi một email từ một m谩y t铆nh đến điện thoại th么ng qua SMS bằng c谩ch sử dụng đ煤ng định dạng; khi đ贸 chỉ cần biết số người nhận v脿 mạng điện thoại của họ. Nếu bạn c贸 một t脿i khoản Google Voices, h茫y sử dụng n贸 để gửi v脿 nhận c谩c tin nhắn từ website đến bất cứ ai trong danh s谩ch li锚n lạc Google của bạn.
22. Đ么i khi tuy锚n bố 鈥減h谩 sản email鈥
Thuật ngữ 鈥減h谩 sản email鈥 谩m chỉ m贸n nợ m脿 bạn nợ những người gửi thư đến bạn. Theo l媒 thuyết, bạn được mong đợi đ谩p trả tất cả c谩c thư t铆n, hoặc tối thiểu cũng đọc mọi thứ m脿 bạn nhận được? Tuy锚n bố ph谩 sản đ么i khi l脿m cho bạn tho谩t được những khoản nợ nần chồng chất đ贸.
Đ谩p trả đến to脿n bộ mọi người l脿 điều kh么ng thể v矛 mỗi người c贸 đến h脿ng trăm thư điện tử mỗi ng脿y. Chỉ c贸 một c谩ch để sống s贸t trong trận đại hồng thủy như vậy l脿 ưu ti锚n v脿 hy vọng bạn kh么ng bỏ lỡ một thứ g矛 đ贸. Trong email, cũng như trong doanh nghiệp, đ么i khi bạn cũng phải nhượng bộ v脿 chấp nhận rằng c贸 những thứ m矛nh kh么ng thể 么m đồm. Việc tuy锚n bố ph谩 sản email c贸 thể l脿 hy vọng s谩ng suốt của bạn l煤c n脿y.
Điều đ贸 c贸 nghĩa rằng: X贸a inbox của bạn. V芒ng, h茫y chọn all v脿 nhấn Delete, bạn c贸 thể ngụy tạo như thư đ贸 chưa bao giờ được nhận. Nếu bạn c贸 thể sống với tội lỗi đ贸, bạn l脿 v脿ng. Cho ph茅p đồng nghiệp của bạn, bạn b猫 v脿 gia đ矛nh biết th么ng qua blog của bạn hoặc Twitter hoặc bạn c贸 thể truyền th么ng để trong trường hợp c贸 ai đ贸 mong đợi một reply về những điều quan trọng th矛 họ n锚n gửi lại.
23. Tr谩nh những th么ng tin b铆 mật
MySpace v脿 Facebook hay c谩c mạng x茫 hội kh谩c c贸 thể hiển thị cuộc sống của ch煤ng ta. Tuy nhi锚n nếu bạn gửi đi một thứ g矛 đ贸 trong email đến một người bạn của m矛nh th矛 hẳn bạn sẽ mong ước sự ri锚ng tư? Chắc chắn. Nếu bạn may mắn.
Kh么ng c贸 g矛 l脿 ri锚ng tư tr锚n Internet. Khi bạn trao đổi một tin tức g矛 đ贸 bằng văn bản 鈥 hoặc tồi tệ hơn l脿 c谩c bức ảnh hoặc đoạn video 鈥 v脿 gửi n贸 đi, bạn đ茫 tạo thứ g矛 đ贸 c贸 thể dễ d脿ng được gửi lại. Kh么ng c贸 g矛 c贸 thể ngăn chặn những bức ảnh bạn gửi đến bạn trai trong việc n贸 đi thẳng đến t脿i khoản Facebook trực tuyến của anh ta, ngoại trừ ph茅p tắc hay th谩i độ lịch sự cho hạnh ph煤c m脿 bạn tin tưởng ở anh ta. Bạn c贸 thể tin anh ấy l煤c n脿y nhưng những bức ảnh đ贸 sẽ vẫn nằm trong email của anh ta sau khi c谩c bạn chia tay. T矛nh huống cũng diễn ra như vậy đối với c谩c mối quan hệ đối t谩c doanh nghiệp hay bất cứ ai. Sự tin tưởng l脿 cần thiết nhưng cần phải suy nghĩ kỹ để c贸 được sự an to脿n hơn cho ch铆nh m矛nh.
24. Tạo một chữ k媒 hữu dụng
Chữ k媒 của bạn ch铆nh l脿 một khối văn bản ở ph铆a cuối của mỗi một thư để giải th铆ch r玫 bạn l脿 ai. C谩c chữ kỹ c贸 thể đơn giản l脿 "Best, Eric" hoặc phức tạp như một bản sao business card của bạn, li锚n kết với Google Map về location của bạn v脿 nhiều th么ng tin kh谩c nữa.
Những g矛 hữu dụng ở đ芒y nằm trong mắt của người xem, nhưng tối thiểu cũng gồm c贸 t锚n ho脿n chỉnh, ti锚u đề hoặc c么ng ty, địa chỉ email v脿 số điện thoại.
C貌n nữa 鈥 địa chỉ Twitter hoặc IM 鈥 cũng rất cần thiết. Nhưng một số th么ng tin kh谩c c贸 thể kh么ng cần thiết. Số Fax? Địa chỉ mail đường bộ? Người sử dụng mail đ贸? Những thứ đ贸 chỉ n锚n sử dụng trong thế giới thực l脿 th铆ch hợp. Trong trường hợp n脿y, h茫y thử sử dụng tiện 铆ch giống như Texter để tạo một chữ k媒 phức tạp với tất cả c谩c th么ng tin, một số với c贸 c谩c th么ng tin hạn chế. Sau đ贸 ch猫n chữ k媒 đ贸 v脿o vị tr铆 th铆ch hợp trong mỗi thư điện tử của bạn.
